Internal Communications Request Guide

01 — Giới thiệu01 — Introduction

IC TEAM LÀ AI?WHO IS THE IC TEAM?

Bộ phậnDepartment

Internal Communications (IC) Team

IC Team là bộ phận quản lý toàn bộ hoạt động truyền thông nội bộ của VNGGames — trực thuộc Employee Experience Team, HR Department.The IC Team manages all internal communications for VNGGames — under the Employee Experience Team, HR Department.

IC Team đảm bảo thông tin được truyền tải đúng tone, đúng kênh, đúng đối tượng đến toàn bộ Starter tại VNGGames.IC Team ensures information reaches all Starters at VNGGames in the right tone, through the right channels, and to the right audience.

Khi nào cần liên hệ?When to contact us?

Phòng ban muốn truyền thông đến StarterDepartments wanting to communicate with Starters

Khi có nhu cầu gửi thông tin đến Starter qua các kênh chính thức — bao gồm ra mắt sản phẩm, thử nghiệm nội bộ, sự kiện, chương trình, hoặc bất kỳ thông báo nào cần lan tỏa rộng trong công ty.When you need to send information to Starters through official channels — including product launches, internal tests, events, programs, or any announcement that needs broad reach within the company.

02 — Quy trình02 — Workflow

WORKFLOW TIÊU CHUẨNSTANDARD WORKFLOW

01

Requester gửi thông tin chương trìnhRequester submits program info

Điền đầy đủ thông tin theo Checklist (Phần 03). Gửi vềFill in all information per Checklist (Section 03). Send to vnggames_ic@vng.com.vn hoặc liên hệ trực tiếp HoaNDH (Na).or contact HoaNDH (Na) directly. ⏱ Tối thiểu D-5 trước ngày publicD-5 before publish/distribute⏱ Minimum D-5 before publish/distribute date

Requester

D-5 trước ngày public

02

IC Team confirm nhận & review thông tin đầu vàoIC Team confirms receipt & reviews input

IC Team xác nhận nhận request, kiểm tra thông tin và yêu cầu bổ sung nếu thiếu.IC Team confirms request receipt, verifies information, and requests additions if missing.

IC Team

Trong ngày nhậnSame day

03

IC Team draft nội dung (VN + EN)IC Team drafts content (VN + EN)

IC Team soạn thảo nội dung song ngữ đúng tone & brand guideline VNGGames. Phần văn phong thuộc quyền quyết định của IC Team.IC Team drafts bilingual content following VNGGames tone & brand guidelines. Wording is decided by the IC Team.

IC Team

D-4 đến D-3D-4 to D-3

04

Gửi draft để Requester review thông tinSend draft for Requester information review

Requester review để đảm bảo tính chính xác của thông tin. Lưu ý: IC Team own phần văn phong — review tập trung vào nội dung, không phải câu chữ.Requester reviews for information accuracy. Note: IC Team owns wording — review focuses on content, not phrasing.

IC Team → Requester

D-3

05

Requester feedback / approve

Requester xác nhận thông tin chính xác và phản hồi nếu cần chỉnh sửa về mặt nội dung.Requester confirms accuracy and provides feedback for content edits if needed.

Requester

Trong vòng 24hWithin 24h

06

Chỉnh sửa (nếu có) & bổ sung assetsEdits (if any) & add assets

IC Team cập nhật nội dung theo feedback. Lưu ý: Hình ảnh và link có thể bổ sung sau trong quá trình — không bắt buộc phải có từ bước 01.IC Team updates content per feedback. Note: Images and links can be added later — not required from step 01.

IC Team

D-2

07

Gửi test / previewSend test / preview

IC Team gửi bản test (email) hoặc preview (các kênh khác) để kiểm tra lần cuối trước khi public.IC Team sends test (email) or preview (other channels) for final review before publishing.

IC Team

D-1

08
Publish / Distribute
IC Team phân phối nội dung trên các kênh đã thống nhất theo giờ đã xác nhận.IC Team distributes content on agreed channels at confirmed times.
IC Team
D-day

⚡

Trường hợp gấp (dưới D-5): Vui lòng liên hệ trực tiếp IC Team để được tư vấn cách approach phù hợp. Timeline sẽ được điều chỉnh tùy theo tính chất và mức độ ưu tiên của request.Urgent cases (under D-5): Please contact IC Team directly for advice on the right approach. Timeline will be adjusted based on the nature and priority of the request.

03 — Chuẩn bị03 — Preparation

THÔNG TIN CẦN CUNG CẤPREQUIRED INFORMATION

Bắt buộc có sớmRequired early

Cần cung cấp từ bước đầu để IC Team bắt đầu draftMust be provided upfront so IC Team can start drafting

✓
Tên chương trình / sự kiện chính thứcOfficial program / event name
Ví dụ:Example: Game/Product Launch & Promotion (ra mắt game, beta launch, tải game)(game launch, beta launch, game download) · Internal Test/Event dành riêng cho StarterInternal Test/Event for Starters (alpha/beta test nội bộ, massive test, có slot & quà)(internal alpha/beta test, massive test, with slots & rewards) · Sự kiện/Giải đấuEvent/Tournament (tournament, esports event, fan fest)
✓
Mô tả ngắn: đây là gì, tại sao Starter nên quan tâmShort description: what it is, why Starters should care
✓
Thời gian diễn ra (ngày, giờ cụ thể)Date & time (specific day and hour)
✓
Địa điểm — offline / online / link tham giaLocation — offline / online / participation link
✓
CTA chính: Starter cần làm gì? (đăng ký / tải / tham dự / xem live…)Main CTA: what should Starters do? (register / download / attend / watch live…)
✓
Tên + domain người hỗ trợ khi Starter có thắc mắcName + email of support contact for Starter questions
✓
Kênh nội bộ muốn publish (xem danh sách tại Phần 04)Internal channels for publishing (see list in Section 04)

Có thể bổ sung sauCan be added later

Cung cấp trong quá trình — trước D-2Provide during the process — before D-2

✓
Hình ảnh KV / banner sự kiệnKV image / event banner
Khuyến nghị: 1920×600px, PNG/JPG. Đảm bảo dùng logo đúng chuẩn từ Brand Assets Library.Recommended: 1920×600px, PNG/JPG. Use the correct logo from the Brand Assets Library.
✓
Link đăng ký / tải / xem / mua vé (nếu có)Registration / download / viewing / ticket link (if any)
✓
Thông tin quà tặng / ưu đãi chi tiết (nếu có)Gift / promotion details (if any)
✓
Các kênh social chính thức muốn đề cập trong nội dungOfficial social channels to mention in content

04 — Kênh phân phối04 — Distribution channels

CÁC KÊNH NỘI BỘINTERNAL CHANNELS

📧

Email — vnggames@vng.com.vn

Kênh thông báo chính thức. Phù hợp với thông báo quan trọng, ra mắt sản phẩm, sự kiện lớn cần reach toàn bộ Starter.Official announcement channel. Suitable for important announcements, product launches, and major events that need to reach all Starters.

💬

ZaloOA — Life at VNGGames

Kênh quick updates. Phù hợp với reminder, teaser nhẹ, thông tin nhanh về hoạt động nội bộ và văn hóa.Quick updates channel. Suitable for reminders, light teasers, and quick info on internal activities and culture.

📰

e-Newsletter — VNGGames Ways Forward

Bản tin định kỳ. Phù hợp với tin tức sản phẩm, culture, people — nội dung có chiều sâu theo lịch newsletter.Periodic newsletter. Suitable for product news, culture, people — in-depth content on newsletter schedule.

🌐

myVNG VNGGames

Hub thông tin nội bộ. Phù hợp với thông tin chính sách, sự kiện, engagement activities cần lưu trữ lâu dài.Internal information hub. Suitable for policies, events, and engagement activities needing long-term archival.

📺

Digital Screens

Hiển thị tại các màn hình trong văn phòng VNGGames. Phù hợp với visual announcement, countdown, teaser sự kiện.Displayed on screens in the VNGGames office. Suitable for visual announcements, countdowns, and event teasers.
TV Lead TV Screen — Lầu 3TV Screen — Floor 3 Standee Digital

💡

IC Team sẽ đánh giá tính phù hợp của content với từng kênh và có thể đề xuất điều chỉnh. Không phải mọi request đều cần publish trên tất cả kênh cùng lúc.IC Team will assess content fit for each channel and may suggest adjustments. Not every request needs to be published on all channels simultaneously.

05 — Brand

YÊU CẦU HÌNH ẢNH & BRANDVISUAL & BRAND REQUIREMENTS

🎨

Logo & visual assets phải lấy từ VNGGames Brand Assets Library — không dùng logo tự chỉnh sửa hoặc phiên bản cũ.Logos & visual assets must come from the VNGGames Brand Assets Library — do not use self-edited or old logos.

📐

Email banner: khuyến nghị 1920×600px, file PNG/JPG.Email banner: recommended 1920×600px, PNG/JPG file.

📍

Logo watermark trên visual: chiều rộng bằng 1/5 artwork, đặt góc trên theo brand guideline.Logo watermark on visuals: width equals 1/5 of artwork, placed at the top corner per brand guideline.

✉️

Mọi thắc mắc về brand assets & creative direction: liên hệ hoandh@vng.com.vn (Mrs. Na)For any questions about brand assets & creative direction, contact hoandh@vng.com.vn (Mrs. Na)

Brand Assets

VNGGAMES BRAND ASSETS LIBRARY

Toàn bộ logo, màu sắc, font chữ và visual assets chính thức. Đảm bảo dùng đúng phiên bản mới nhất trước khi sản xuất creative.All official logos, colors, typography, and visual assets. Always use the latest version before producing creatives.

→ Truy cập Library→ Open Library

06 — Mở rộng06 — Expansion

TRUYỀN THÔNG KẾT HỢP OFFLINEOFFLINE COMBINED COMMUNICATIONS

🏢

Muốn làm thêm hoạt động tại văn phòng?Want to add an in-office activation?

Nếu có nhu cầu mở rộng truyền thông bằng các hoạt động tại khu vực VNGGames — kết hợp Pantry, tổ chức minigame, activation tại văn phòng, trưng bày hoặc bất kỳ hoạt động offline nào — vui lòng liên hệ IC Team để cùng lên kế hoạch phối hợp.If you'd like to expand communications with activities in VNGGames spaces — combining Pantry, minigames, in-office activations, displays, or any offline activity — please contact the IC Team to plan together.

Pantry Activation Office Display Minigame / Booth Trưng bày / DécorDisplay / Décor Giveaway tại chỗOn-site Giveaway

07 — Tham khảo07 — References

REQUEST MẪU TỪ CÁC PHÒNG BANSAMPLE REQUESTS FROM DEPARTMENTS

Một vài request mẫu từ các phòng ban đã thực hiện để bạn tham khảo cách trình bày thông tin & assets. Bấm Mở để xem nội dung, hoặc Tải về để lưu file PDF. Sample requests from past departments — reference these for how to present information & assets. Click Open to view, or Download to save the PDF.

PDF

Reference #1

ref_1.pdf · 3.4 MB

MởOpen Tải vềDownload

PDF

Reference #2

ref_2.pdf · 5.3 MB

MởOpen Tải vềDownload

PDF

Reference #3

ref_3.pdf · 3.4 MB

MởOpen Tải vềDownload